Food & Beverage Office Coordinator - Schiphol

Houd jij van variatie? Variatie qua gasten, producten, drukte, werkzaamheden en collega’s? Wij zijn op zoek naar een ervaren horeca collega die binnen de verschillende F&B Outlets de medeverantwoordelijkheid kan dragen voor de dagelijkse gang van zaken, zowel administratief als operationeel; of het nu gaat om ons fine-dining restaurant ‘Stripes´, ons nieuwste restaurant Commune, de Gate bar, onze Banqueting afdeling met 32 Multi functionele zalen of de Room Service die 24 uur per dag draait. Jij bent in staat om in elke omgeving, service op 5* niveau te verlenen.

De F&B Office Coördinator draagt zorg voor de administratieve ondersteuning van alle F&B outlets en voegt maximale waarde toe aan het F&B Team. Je bent mede verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de F&B outlets en voor het samen met de medewerkers een hoogwaardig product leveren. In deze functie ben je 30% operationeel actief op de werkvloer tegen 70% administratieve werkzaamheden.

Voornaamste taken en verantwoordelijkheden:

Kennis;

• Kennis van alle F&B standaarden, presentatie, service, producten en hygiëneregels
• Demonstreert een juist en veilig gebruik van alle materialen
• Kennis van de hotelprocedures met betrekking tot hygiëne, gezondheid, brand en veiligheid
• Complete kennis van het staff handbook en de F&B manual
• Kennis van de keuken en alles wat geserveerd wordt
• In staat om de kwaliteit en de service standaarden te creëren en te controleren
• Bekend met systemen zoals; Opera, Micros, Adacco, Marriott gerelateerde programma’s zoals GXP, guest voice, etc.

Werkzaamheden:

• Voorbereiden van Morning Meetings, ter voorbereiding van de dag
• Postverwerking; afkomstig van de F&B afdelingen.
• Periodiek bijwonen van de diverse afdelingsmeetings gerelateerd aan de F&B
• Mede verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de desbetreffende F&B outlets en voor het samen met de medewerkers een hoogwaardig product leveren (plaatsvervangend leidinggevende indien nodig)
• Verantwoordelijk voor de design van de menukaarten
• Verwerken van comments op TripAdvisor.
• Reserveringen verwerken via The Fork
• Controleren roosters en personele bezettingen F&B Outlets
• F&B uren bijhouden en registeren van vakantiedagen en tvt uren door middel van het vakantiebudget.
• Ziekmeldingen registreren en monitoren in F&B en eventueel vervanging regelen.
• Medeverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de ambulantenpoule; aannemen, contracten, planning, communicatie etc.
• Verantwoordelijk voor communicatie met uitzendbureaus; personeel uitvragen, uren bijhouden en registeren, feedback notereren en mailen naar contactpersoon.
• Bijwonen van sheetmeetings. De grote groepen filteren voor de komende week en rekening houden met operationeel aanwezig zijn op de piekmomenten van deze groepen.
• Het intern en extern actief promoten van het loyaliteitsprogramma; Marriott Bonvoy en punten toekennen aan F&B gasten.
• In samenwerking met Marketing werken aan promoties; deze zullen zij publiceren op de daarvoor bestemde kanalen zoals plannen van foto shoots, lancering nieuwe kaarten en speciale promoties etc.
• F&B schoonmaaklijsten, up to date houden, controleren, jaarlijks aanpassen en het verwerken daarvan.
• Maandmenu en promo’s printen, in overleg met Chef en FB Cost Control een ingangsdatum vaststellen.
• Trainings kalender maken per kwartaal voor alle F&B outlets
• Houd toezicht en draagt zorg dat alle trainingen bijgewoond worden door de daarvoor ingeschreven F&B medewerkers.
• Het trainen van de medewerkers en ervoor zorgen dat zij over alle benodigde kennis en vaardigheden beschikken die nodig zijn om hun taak op een efficiënte en productieve manier uit te voeren. Verzorgen en voorbereiden van trainingen; Upsell, Marriott Bonvoy, Allergenen en Scripting.
• Trainingen opzetten naar behoefte.
• Ontwerpen en bijhouden van de menukaarten van alle outlets, nieuwe kaart per seizoen.
• Bekend zijn met allergenen en zorgen dat alle allergenen kaarten up to date zijn.
• Club Lounge live-moments plannen met Keuken en Commune Team.
• Deelnemen aan brainstorm sessies voor promoties, speciale dagen; pasen, koningsdag, kerst etc.
• Plannen en organiseren van Competition Checks bij onze concurrenten.

Ook verantwoordelijk voor;

• Sollicitaties plannen en evt. voeren voor alle F&B outlets
• Crosstrainingen regelen voor alle F&B outlets
• Inspringen bij drukte op de F&B afdelingen
• SOP’s aanpassen indien nodig
• Bestellingen plaatsen in Adacco (office supplies, drukwerk), contactpersoon van leveranciers.
• Actief deelnemen aan; organiseren, plannen en/of uitvoeren van Interne & Externe evenementen
• Motiverende acties die als doel hebben een duidelijke boodschap naar de medewerkers te geven waaruit zij zich gewaardeerd voelen
• Zorgen voor een gemotiveerd, toegewijd en enthousiast team
• Bewaken van de standards in F&B met betrekking tot de BSA, door middel van Audits uit te voeren en te controleren.
• F&B Duty; rondes maken over alle outlets van de afdeling F&B, toezicht houden op orde en netheid, inspringen waar nodig.