Horecapersoneel aannemen

Horecapersoneel aannemen: essentiële stappen en tips

Na een intensieve zoektocht heb je eindelijk de perfecte kandidaat gevonden voor de openstaande positie in jouw horecabedrijf. Hoewel je waarschijnlijk staat te popelen om deze persoon direct aan het werk te zetten, zijn er nog enkele administratieve taken die je eerst moet afhandelen. Wat moet er allemaal gebeuren voordat jouw nieuwe medewerker daadwerkelijk aan de slag kan?

Maak duidelijke afspraken

Bij het aannemen van horecapersoneel is het belangrijk om voordat het dienstverband van start gaat, een aantal afspraken te maken en deze zwart op wit te zetten:

  • Functieomschrijving: Welke rol gaat de nieuwe werknemer vervullen?

  • Werkuren: Hoeveel uur per week zal de medewerker werken?

  • Salaris: Wat gaat de werknemer verdienen?

Deze afspraken moeten duidelijk en schriftelijk vastgelegd worden om misverstanden te voorkomen en voor juridische duidelijkheid te zorgen.

Arbeidscontract horecapersoneel 

In de arbeidsovereenkomst - het contract - leg je alle afspraken met de werknemer vast. Dit document moet de functiebeschrijving, werktijden, salaris, en andere arbeidsvoorwaarden bevatten. Verder kun je een proeftijd opnemen om te beoordelen of de werknemer geschikt is voor de functie. Tijdens deze periode kunnen beide partijen het contract met onmiddellijke ingang beëindigen. Een concurrentiebeding kan ook worden opgenomen om te voorkomen dat de werknemer na vertrek direct bij een concurrent gaat werken.

Bepaal ook de duur van het contract: een arbeidsovereenkomst kan voor bepaalde tijd (tijdelijk) of onbepaalde tijd (vast) worden aangegaan. Dit geeft zowel jou als werkgever als de werknemer duidelijkheid over de verwachte looptijd van de arbeidsrelatie en eventuele verlengingsmogelijkheden. Zo zorg je voor transparantie en duidelijkheid voor beide partijen.

  • Taken en verantwoordelijkheden: Omschrijf nauwkeurig de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de functie die de nieuwe horecawerknemer gaat vervullen. Dit kan variëren van bediening en keukenwerkzaamheden tot managementtaken, afhankelijk van de functie.

  • Vergelijking met referentiefuncties: Vergelijk de bedrijfsfunctie met de referentiefuncties zoals vastgelegd in de CAO. Kies de referentiefunctie die het best overeenkomt met de bedrijfsfunctie. Bijvoorbeeld, een medewerker bediening kan een referentiecijfer van B3.1 hebben, wat betekent dat deze functie valt in functiegroep III.

  • Functiegroepen en loontabellen: Bij het vaststellen van het loon voor horecapersoneel is het belangrijk om rekening te houden met het wettelijk minimumloon, dat in 2024 €13,27 per uur bedraagt voor een 36-urige werkweek. Dit zorgt ervoor dat de werknemer in de juiste functiegroep wordt ingedeeld en het correcte basisloon ontvangt.

Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat je nieuwe horecamedewerker eerlijk wordt beloond volgens de geldende CAO-afspraken en wettelijke vereisten.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Het is verstandig om deze secundaire arbeidsvoorwaarden in het arbeidscontract op te nemen of als bijlage bij het contract toe te voegen. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt misverstanden. Voorbeelden van secundaire arbeidsvoorwaarden zijn:

  • Maaltijden tijdens werktijd: Veel horecabedrijven bieden maaltijden aan tijdens werktijd, wat bijdraagt aan de gezondheid en welzijn van medewerkers, teambuilding bevordert, en kosten bespaart.

  • Fooienbeleid: Een transparant fooienbeleid is cruciaal. Dit kan op verschillende manieren worden ingericht, zoals gelijke verdeling, percentage van omzet, of teamverdeling. Duidelijke communicatie over het fooienbeleid voorkomt misverstanden en zorgt voor eerlijkheid.

  • Personeelskortingen: Personeelskortingen op maaltijden, drankjes, en evenementen zijn aantrekkelijke voordelen die waardering tonen, loyaliteit bevorderen, en teambinding versterken.

Het belang van identiteitscontrole bij nieuwe werknemers

Het vaststellen van de identiteit van een nieuwe werknemer is een cruciale eerste stap bij het aannemen van personeel. Dit proces is wettelijk verplicht volgens de Nederlandse Wet op de Identificatieplicht, en het niet naleven hiervan kan leiden tot boetes en juridische problemen. Identiteitscontrole helpt fraude te voorkomen en zorgt ervoor dat je geen illegale werknemers in dienst neemt, wat belangrijk is voor de integriteit van je bedrijf. Daarnaast zorgt een juiste identiteitscontrole ervoor dat je de correcte gegevens hebt voor de belastingadministratie, essentieel voor het correct invullen van loonheffing formulieren en andere belastinggerelateerde documenten.

Hoe stel je de identiteit van een werknemer vast?

  • Controleer het Identiteitsbewijs: Vraag je nieuwe werknemer om een geldig identiteitsbewijs te tonen. Geldige identiteitsbewijzen zijn onder andere: Een Nederlands paspoort of identiteitskaart, Een EU/EER paspoort of identiteitskaart, Een verblijfsdocument voor niet-EU/EER burgers. Een vluchtelingenpaspoort

  • Maak een kopie: Maak een kopie van het identiteitsbewijs. Zorg ervoor dat de kopie duidelijk en leesbaar is, en bewaar deze in de personeelsadministratie. Let op dat je geen gevoelige gegevens kopieert, zoals het BSN nummer, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor je administratie.

  • Controleer de geldigheid: Controleer of het identiteitsbewijs geldig is en niet verlopen. Een verlopen identiteitsbewijs is niet toegestaan voor identiteitscontrole.

  • Vergelijk de gegevens: Vergelijk de gegevens op het identiteitsbewijs met de gegevens die de werknemer heeft verstrekt, zoals naam, geboortedatum, en adres. Zorg ervoor dat deze overeenkomen om eventuele discrepanties te voorkomen.

  • Burgerservicenummer (BSN): Vraag de werknemer om zijn/haar burgerservicenummer (BSN) en controleer of dit overeenkomt met het nummer op het identiteitsbewijs. Het BSN is noodzakelijk voor de belastingadministratie en loonheffing.

  • Documenteer de identiteitscontrole: Noteer in je administratie dat de identiteitscontrole is uitgevoerd en welke stappen je hebt genomen. Dit kan helpen bij eventuele controles door de autoriteiten en toont aan dat je aan je wettelijke verplichtingen hebt voldaan.

Buitenlands horecapersoneel aannemen

Bij het aannemen van buitenlands horecapersoneel moet je rekening houden met specifieke regelgeving en procedures. Voor werknemers uit EU- of EER-landen is vrij verkeer van werknemers van toepassing, wat betekent dat ze zonder werkvergunning kunnen werken. Voor personeel van buiten de EU/EER is vaak een tewerkstellingsvergunning (TWV) of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) vereist. Daarnaast moet je de identiteit en werkvergunningen controleren en registreren. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle relevante wettelijke vereisten om compliantie te waarborgen.

Opstellen bruikleenovereenkomst

Bij het aannemen van horecapersoneel kan het noodzakelijk zijn om een bruikleenovereenkomst op te stellen voor bedrijfsmiddelen zoals laptops, uniformen, of andere werkgerelateerde materialen. In deze overeenkomst leg je vast welke spullen de werknemer in bruikleen krijgt, de staat van de items bij uitgifte, de verantwoordelijkheden van de werknemer voor het onderhoud en gebruik, en de voorwaarden voor teruggave bij beëindiging van het dienstverband. Dit document helpt misverstanden te voorkomen en zorgt voor duidelijkheid over de rechten en plichten van beide partijen met betrekking tot de geleende materialen.

Huisregels en delen met werknemers

Het opstellen en delen van huisregels is essentieel voor het goed functioneren van een horecabedrijf. Deze regels geven duidelijkheid over het gewenste gedrag, veiligheidsprotocollen, hygiënevoorschriften, en andere belangrijke procedures binnen het bedrijf. Specifieke voorbeelden kunnen het gebruik van eigen telefoons en nagellak zijn. Stel bijvoorbeeld regels op voor wanneer en waar werknemers hun telefoons mogen gebruiken om verstoringen tijdens werktijd te minimaliseren, en richtlijnen voor nagellak om hygiëne en een nette uitstraling te waarborgen. Door deze huisregels schriftelijk vast te leggen en te communiceren met nieuwe werknemers, bevorder je een professionele en veilige werkomgeving voor iedereen. Zorg ervoor dat de huisregels eenvoudig toegankelijk zijn, bijvoorbeeld door deze op te nemen in het werknemershandboek of te verstrekken tijdens het introductieproces.

Wettelijke verplichtingen

Naast de onderlinge afspraken zijn er ook wettelijke verplichtingen waar je als horecaondernemer aan moet voldoen: 

  • Loonheffing formulier: Het invullen van een loonheffing formulier door de werknemer is een ander essentieel onderdeel van de administratie. Dit formulier, ook bekend als het model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, geeft aan hoeveel loonbelasting en premie volksverzekeringen je moet inhouden op het salaris van de werknemer. Het formulier bevat belangrijke informatie zoals de persoonlijke gegevens van de werknemer, het burgerservicenummer (BSN), en eventuele loonheffingskorting. Door dit formulier nauwkeurig in te vullen en bij te houden, zorg je ervoor dat je voldoet aan de fiscale verplichtingen en voorkom je boetes en andere sancties.

  • Arbeidsovereenkomst: Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is een must. Hierin leg je alle afspraken vast zoals de functieomschrijving, het aantal te werken uren, het salaris, en andere arbeidsvoorwaarden. Deze overeenkomst biedt zowel jou als werkgever als de werknemer duidelijkheid en bescherming bij eventuele geschillen.

  • Registratie bij de belastingdienst: Als je voor het eerst een personeelslid aanneemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de belastingdienst. Dit is noodzakelijk om een loonheffingennummer te verkrijgen, wat je nodig hebt voor de afdracht van loonbelasting en sociale premies.

  • Verplichte verzekeringen: Als werkgever ben je verplicht om bepaalde verzekeringen af te sluiten voor je personeel, zoals een verzekering tegen arbeidsongeschiktheid en een ziekteverzuimverzekering. Deze verzekeringen bieden een vangnet voor je werknemers in geval van ziekte of een ongeval en zijn wettelijk verplicht.

Door deze stappen te volgen en de nodige documenten en formulieren op orde te hebben, zorg je ervoor dat je nieuwe werknemer legaal en zonder problemen aan de slag kan gaan.

Pensioenopbouw

Werknemers van 21 jaar en ouder in de horeca en catering bouwen verplicht pensioen op bij het Pensioenfonds Horeca & Catering. Als werkgever hoef je een nieuwe werknemer niet zelf aan te melden. Het Pensioenfonds ontvangt periodiek loongegevens van de belastingdienst en UWV, waarmee zij kunnen bepalen voor welke (nieuwe) werknemers pensioen moet worden opgebouwd. Dit systeem zorgt ervoor dat alle werknemers automatisch worden opgenomen in de pensioenregeling, zonder extra administratieve lasten voor de werkgever. Zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van deze regeling en hun voordelen.

Privacy en horecapersoneel aannemen

Bij het aannemen van horecapersoneel is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de privacy van je werknemers. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je alleen gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor het dienstverband, zoals identiteitsgegevens, adres, en bankgegevens. Je mag geen gevoelige informatie vragen, zoals medische gegevens, tenzij er een wettelijke basis voor is. Bewaar de verzamelde gegevens veilig en alleen zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Informeer werknemers duidelijk over welke gegevens je verzamelt en hoe je deze gebruikt en beschermt. Voor bepaalde sectoren, zoals de horeca, kan het nuttig zijn om periodiek de identiteitsdocumenten van je werknemers opnieuw te controleren, vooral als je met tijdelijke contracten werkt. Door de identiteit van je werknemers zorgvuldig vast te stellen en te documenteren, zorg je ervoor dat je voldoet aan de wettelijke vereisten en dat je bedrijf op een eerlijke en transparante manier opereert.