Executive Secretary/ Personal Assistant - Schiphol

Een Executive Secretary is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office om een ​​uitstekende personeelservaring te bieden, terwijl hij/ zij secretariële ondersteuning biedt, de administratie beheert en archivering uitvoert.

Wat ga ik doen?

Als Executive Secretary ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten van het Executive Office. Een Executive Secretary biedt secretariële ondersteuning, beheert de post en administratieve taken en voert alle archivering uit.

Je bent onder andere verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken volgens de hoogste standaarden:

• Dagelijkse administratieve activiteiten uitvoeren van het directiekantoor volgens de normen, beleidsregels en procedures van Hilton

• Secretariële ondersteuning bieden aan de General Manager en het Management team

• Zorgen dat alle communicatie, met name met betrekking tot eigenaren, gasten (Guest Relations) en het regionale kantoor, snel en professioneel wordt afgehandeld

• Kantoorbenodigdheden bijhouden

• Interne en externe relaties identificeren en onderhouden

• Agenda's organiseren en bijwerken

• Reisplanning voor GM/HOD's/team members voor zakelijke reizen

• Boekingen van onze eigenaren coördineren, gevolgd door VIP-procedure, inclusief het verwerken van daadwerkelijke reserveringen

• Begroeten van bezoekers/gasten bij afwezigheid van GM

• Plannen/organiseren/notuleren bij MT-vergaderingen

• Plannen/organiseren/notuleren bij Operationele vergaderingen

• Lid van het BHV team

• Deadlines met betrekking tot acties/rapportage/projecten bewaken

• MT-evenementen plannen, organiseren en beheren

• Helpen bij de organisatie van speciale hotelevenementen/projecten maar ook ondersteunen van de HR afdeling met team member events

• Specifieke projecten en onderzoek uitvoeren zoals bijvoorbeeld onze community events

• Coördinatie van vouchers en donaties

• Contactpersoon voor alle kunstpartners

• Alle archivering uitvoeren