Group, Meeting & Events Manager - Amsterdam

Hey jij daar! Wil jij werken in een open organisatie waar het team vooropstaat? Ben je opzoek naar een dynamische omgeving waar je veel kunt leren en kunt groeien en ben je hiernaast vanuit nature ook nog gastvrij? Dan willen we jou graag leren kennen!
 
Het is jouw rol om de aanvragen actief om te zetten in verkoop voor het portfolio. Je bent als group, meeting & event manager het verbindingspunt tussen het team, Revenue Management, Operations en de Sales-afdeling. Je hebt de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de Meeting & Events en Group Desk om ervoor te zorgen dat alle conferenties, vergaderingen en groepsactiviteiten worden gecoördineerd en beheerd worden binnen de verwachtingen van de klant. Je ondersteunt het team in de dagelijkse werkzaamheden en coacht ze om het meeste te halen uit de groepsblokken en M&E-aanvragen en op deze manier de meest mogelijke omzet te realiseren.
 
Je taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:
 
Commercieel:

·         Zorgdragen voor een goede controle op de aanvragen en hoe deze in de systemen verwerkt worden;

·         Zorgdragen dat de "group demand calendar" voor het team up to date is en gebruikt wordt door het team;

·         Voorbereiden van diverse management rapportages op het gebied van budget; conversie, productiviteit en level of kwaliteit;

·         Leidinggeven, organiseren en participeren in diverse commerciële meetings;

·         Relatiebeheer richting de verschillende doelgroepen klanten, bookingoffices, brand, leveranciers etc.;

·         Vertalen van strategische doelen naar tactische en organisatorische doelen;

·         Zorg dragen voor de forecasts, businessplan en budget;

·         Beoordelen van elke groepsaanvraag tegen een "potential displacement"

·         Zorgdragen dat het team de aanvragen op een professionele en efficiënte manier behandelt;

·         Ervoor zorgen dat het team "follow-up calls" maakt naar de aanvragen en op een positieve manier achter de aanvragen aan zit;

·         Bijhouden en analyseren van "turndown" van de aanvragen;

·         Identificeren waar bepaalde collega's van de sales afdeling of het management het verschil kunnen maken met het definitief maken van de aanvragen;

·         Zorgdragen voor rondleidingen en bijwonen van cliënt events.

Personeel:

·         Zorgen voor een consistente manier van werken op de afdeling, gericht op het gebruik van de SOP's en richtlijnen;

·         Plannen en toewijzen van werk, opstellen van ontwikkelingsdoelen voor teamleden;

·         Zorgen voor een gemotiveerd, toegewijd en enthousiast team;

·         Kansen grijpen om nieuwe vaardigheden of kennis aan te leren om teamprestaties te verbeteren;

·         Zorg voor mentoring, coaching en regelmatige feedback welke zorgen voor het verbeteren van teamlid prestaties;

·         Opleiden en trainen van teamleden in overeenstemming met het merk en service standaarden en overheidsvoorschriften. Zorgdragen dat het personeel de tools, training en uitrusting heeft om werk en taken uit te voeren;

·         Bevorder teamwork en kwaliteit van de dienstverlening door middel van dagelijkse communicatie en coördinatie met eigen en andere afdelingen;

·         Zorgdragen voor HR gerelateerde taken; recruitment, contracten opstellen, performance management, salarismutaties etc.;

·         In staat en bereid om andere Booking office teamleden te helpen om dekking te bieden tijdens vakanties of andere periodes;

·         Activiteiten initiëren zoals afdelingsvergaderingen, team briefings en projectwerk om het team gezamenlijk hun doelen te laten bereiken en ondersteuning van andere teamleden en hulp bieden wanneer dat nodig is

Gasten ervaring:

·         Bouwen op/ aan lange termijn, commercieel voordelige relaties binnen uw netwerk van klanten en gasten;

·         Zorgen voor een geweldige ervaring in het gehele boekingsproces van aanvraag tot aftersales;

·         Maken nauwkeurige en klantgerichte schriftelijke bevestigingen, voorstellen en offertes maken.

Je komt te werken op de Support Office van The Vincent Hotel Group, gevestigd op de 8e etage van een van onze hotels: Holiday Inn Express Amsterdam Sloterdijk. Hier werk je nauw samen met jouw directe collega’s de Booking Office, maar ook met de andere afdelingen zul jij een samenwerking aangaan.

De Vincent Hotel Group leeft volgens haar kernwaarden: V.I.T.A.L

Valour              Wij handelen met integriteit en doen wat juist is

Inclusion          Wij belichamen diversiteit, eerlijkheid en duurzaamheid

Teamwork       We ondersteunen elkaar en zijn eigenaar van onze acties

Achievement   Wij streven ernaar om alle verwachtingen te overtreffen

Leadership      We stellen doelen, geven leiding met kracht en omarmen verandering

De Vincent Hotel Group heeft een portfolio van 11 franchisehotels verspreid over heel Nederland. Met hotels in Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en Arnhem hebben wij hotels in de belangrijkste steden en onze bestemmingen zijn op goed bereikbare locaties. We hebben internationaal gerenommeerde merken, zoals Holiday Inn, Holiday Inn Express en Hampton by Hilton. Deze 11 hotels ondersteunen wij vanuit ons Support Office, gevestigd op de 8e verdieping van Holiday Inn Express Amsterdam – Sloterdijk. Hierdoor kunnen we snel reageren in een steeds veranderende omgeving en met elkaar middelen delen.

De Vincent Hotel Group koestert een cultuur waarin nieuwe initiatieven worden omarmd, gevolgd en, indien succesvol, worden uitgevoerd.

Onze missie is om de verwachtingen te overtreffen en groei te bevorderen voor alle belanghebbenden, inclusief team, gast en eigenaars, door een energieke en dynamische omgeving te creëren. We hebben een visie om de toonaangevende selecte dienstverlener in de horeca in de regio te worden, door talent en groei te cultiveren en blijvende waarde te creëren voor gasten en belanghebbenden. En we hebben een eenvoudig maar krachtig doel: we willen iedereen verwelkomen en een glimlach creëren door dromen werkelijkheid te maken.