Meeting & Events Coördinator - Amsterdam

Hotel Arena zoekt een Meeting & Events Coördinator

Wie zijn wij?

We zijn een monumentaal, intiem, viersterren design hotel in het mooiste park van Amsterdam, het Oosterpark.

Verbonden door de liefde voor kunst, design, muziek, reizen, fotografie en lekker eten, is Hotel Arena de plek waar mensen elkaar vinden, inspireren en verrijken.

Ons pand uit 1888, transformeerde door de jaren heen van Rooms-Katholiek meisjesweeshuis, tot sleep-in naar nu een viersterren Design Hotel. 

De rijke historie, wordt gecombineerd met een modern design in alle 141 gerenoveerde hotelkamers, ons café-restaurant, de 5 creatieve meeting en event Studio’s, de Salon en de Kapel!

We zijn een heerlijke plek voor je evenement, expositie, vergadering, concert, of gewoon een ongewoon nachtje slapen in een van onze iconische kamers. Alles onder één dak.

Dit is de plek waar Amsterdam de rest van de wereld ontmoet!

Meetings & Events

In ons mooie historische pand is het geen straf om verschillende evenementen te organiseren! Deze evenementen kunnen variëren van product lanceringen, muziek evenementen, meetings, bruiloften, clubavonden en ga zo maar door.  Alle aanvragen verwerk je samen met een hecht team. Aan dynamiek geen gebrek!

Wat ga je doen?

Als Coördinator ondersteun je de M&E-manager, Senior Coördinator en Sales Manager. Je stelt contracten en documenten op en onderhoudt contact met klanten en gasten. Daarnaast bied je ondersteuning aan je collega's tijdens grote evenementen, assisteert bij salesgesprekken en rondleidingen, verricht administratieve werkzaamheden en houdt je bezig met sales en aftersales. In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor het verkopen en uitwerken van professionele en toonaangevende evenementen. Het is belangrijk om snel, adequaat en met de nodige kennis te reageren op elke aanvraag. Deze komen binnen via telefoon of e-mail, en soms werken we met accounts die voor regelmatig overleg langskomen. Het Meetings & Events-team gaat vervolgens aan de slag met de aanvraag, werkt de offerte uit en, na het sluiten van het contract, worden de draaiboeken opgesteld in samenwerking met F&B. Ook houden zij contact over eventuele last-minute wijzigingen. Voordat het evenement plaatsvindt, is er een overdracht naar de uitvoerende F&B eventorganisatie. In sommige gevallen zijn medewerkers van M&E aanwezig bij de start van een evenement, vooral als er veel voorbereiding is geweest, zoals bij een bruiloft.